客户操作手册
版本：v1.0 ｜ 2026 年 9 月 ｜ 适用于已开通账号的酒店 / 民宿经营方
1. 快速上手 · 登录与安全
1.1 登录
1打开浏览器，访问 https://pms.huixiaotong.com；
2输入管理员下发的账号（手机号）和初始密码，点击"登录"；
3首次登录后系统强制要求修改初始密码，请设置≥8 位、含大小写字母和数字的强密码。
⚠️ 账号是您账号下所有操作的唯一责任人，请务必保管好账号密码，不要与他人共享。
1.2 账号安全最佳实践
- 定期（建议每 90 天）更换登录密码；
- 离开时请退出登录，尤其在公共电脑上；
- 开启二次验证（TOTP / 短信验证码），降低被盗风险；
- 发现异常登录，立即联系客服冻结账号。
2. 房态管理 · 日历视图
房态日历是 PMS 的核心视图，一眼看清全酒店当天的房态状态。
2.1 状态图例
| 状态 | 含义 |
|---|
| 🟩 空闲 | 可售卖，未安排任何订单 |
| 🟨 预留 | 已被预订但未入住 |
| 🟥 在住 | 当前已有住客入住 |
| ⬜ 清洁中 | 客人退房、待清洁 |
| ⚫ 维修 | 房间不可售 |
2.2 操作
- 点击日期可切换到任意一天；
- 点击房态格：直接录入新订单 / 查看已有订单 / 变更房态（清洁中、维修）；
- 支持按房型、楼层、状态筛选；
- 支持"日 / 周 / 月"三种视图。
3. 订单管理 · 全流程
3.1 新建订单
1房态页点击目标房间 → 新建订单；
2选择订单类型：散客 / 团队 / 长包 / OTA；
3填写入住人姓名、联系方式、入住 / 退房日期、房型、房价；
4可选：添加备注、预收款、关联渠道订单号；
5点击"保存"，订单状态自动进入"已预订"。
3.2 修改订单
- 可修改：房型、房价、日期、入住人信息、备注；
- 已入住的订单只能修改日期和备注；
- 修改会自动生成变更记录，便于对账。
3.3 取消订单
💡 已付款订单取消时，系统会自动按您配置的退订规则计算退款金额。如需手工调整退款，请先取消再在"订单详情"中操作。
3.4 订单列表与检索
- 按日期、房型、状态、入住人姓名、手机号、渠道、订单号等关键字检索；
- 支持批量导出 Excel 对账。
4. 入住 · 退房 · 预授权
4.1 办理入住
1在订单详情点击"办理入住"，或直接在房态格点击选择入住；
2登记住客身份证信息（姓名、证件号，支持证件拍照自动识别）；
3确认入住时间、房价、押金；
4点击"确认入住"，房间状态自动切换为"在住"。
4.2 办理退房
1在订单详情或房态页点击"退房"；
2系统自动结算：房价 + 消费 - 预收款 = 补差 / 退差；
3开具发票（对接电子发票系统）；
4点击"确认退房"，房间进入"清洁中"状态。
4.3 预授权
- 支持微信 / 支付宝预授权（需接入支付能力）；
- 入住时冻结额度，退房时按实际消费扣款后解冻差额；
- 支持手工预授权（线下 POS）记录。
5. 支付与账单
5.1 支付方式
| 方式 | 说明 |
|---|
| 微信扫码 / 小程序 | 通过微信支付服务商体系，资金全程监管 |
| 现金 | 前台登记，无需接入第三方支付 |
| POS 刷卡 | 手工登记流水号与金额 |
| OTA 预付 | 通过渠道直连自动入账 |
5.2 账单管理
- 每笔订单自动生成账单，含房费、消费、税费、折扣、已付、欠付等；
- 支持合并账单、拆分账单；
- 可批量开具电子发票。
5.3 财务对账
- "财务 → 日报表"每日自动汇总所有支付方式的流水；
- "财务 → 月报表"支持按渠道、房型、支付方式多维对比；
- 支持导出 CSV / Excel 与会计系统对接。
6. 渠道对接 · OTA 直连
6.1 支持渠道
目前支持携程、美团、飞猪、去哪儿、Booking.com 等主流 OTA 直连（具体以已开通渠道为准）。
6.2 开通渠道
1管理员登录 → "系统设置 → 渠道对接"；
2点击"添加渠道" → 选择渠道 → 输入该渠道后台下发的 API Key 和 Hotel ID；
3点击"测试连接"，系统自动校验账号；
4成功后保存，渠道订单将自动同步到本系统。
6.3 库存同步
- 本系统库存变化（新增订单 / 取消 / 关闭）实时同步到所有已对接渠道；
- 渠道端预订成功后，本系统自动生成订单，房态自动更新；
- 支持"价格日历"：按日期设置不同房价，一次性同步到所有渠道。
⚠️ 首次对接 OTA 时，建议先在 OTA 后台关闭自动接单，确认本系统订单已正常同步后再开启，避免超卖。
7. 员工与权限管理
7.1 添加员工
1"设置 → 员工管理 → 添加员工"；
2填写姓名、手机号、岗位；
3分配角色：前台 / 店长 / 财务 / 管理员 / 自定义角色；
4保存后，系统自动下发初始密码短信。
7.2 角色与权限
| 角色 | 默认权限 |
|---|
| 前台 | 查看房态、办理入住 / 退房、查询订单 |
| 店长 | 全部经营数据、员工管理、订单改价 |
| 财务 | 查看报表、对账、开票，不可改业务数据 |
| 管理员 | 系统全部功能、账号管理、渠道配置 |
💡 角色权限支持细粒度配置，可根据酒店规模调整。如有特殊需求，请联系客服协助配置。
8. 报表与经营分析
8.1 经营报表
- 日报表：当日入住、退房、营收、预订情况；
- 周 / 月 / 年报表：经营趋势、房型占比、渠道贡献；
- 入住率统计：按房型、楼层、渠道；
- RevPAR / ADR：关键经营指标自动计算。
8.2 客户分析
- 住客画像：地区、年龄、入住频次；
- 回头客识别；
- 客户价值分析（消费额排行）。
8.3 导出与订阅
- 所有报表支持 Excel / CSV 导出；
- 可订阅日报、周报，系统每日定时发送到邮箱或企微。
9. 套餐订阅与续费
9.1 套餐说明
| 套餐 | 价格 | 功能范围 |
|---|
| 免费试用 | 0 元 / 14 天 | 基础房态 + 订单管理 |
| 基础版 | 1980 元 / 年 | + OTA 对接 + 报表 |
| 专业版 | 3680 元 / 年 | + 智能客服 + 高级报表 |
| 企业版 | 6800 元 / 年 | + 多渠道对接 + 自定义开发 |
具体价格以购买页为准；如遇促销价格可能调整。
9.2 购买与续费
1登录后进入"设置 → 订阅"页面；
2选择套餐 → 点击"立即购买"；
3微信扫码支付 → 支付成功即自动开通；
4到期前 7 天系统会短信提醒续费；逾期未续费服务将暂停（数据保留 30 天）。
⚠️ 欠费停机期间数据不删除，但无法登录。续费后自动恢复全部功能。
10. 系统设置
10.1 基础设置
- 酒店名称、Logo、地址、联系电话；
- 房间与房型维护；
- 节假日与价格日历；
- 税费规则、折扣规则；
- 通知方式（短信 / 企微 / 邮件）。
10.2 高级设置
- 操作日志查看；
- 二次验证开启；
- 数据备份与恢复（需企业管理员权限）；
- 发票模板配置。
11. 常见问题 FAQ
Q1. 忘记密码怎么办？
在登录页点击"忘记密码"，通过注册手机号接收短信验证码重置。如手机号已变更，请联系客服协助。
Q2. 试用期结束会扣费吗？
不会。试用到期后服务暂停，您需主动购买付费套餐才会产生费用。
Q3. 数据会丢失吗？
不会。我们每日自动备份数据库并异地容灾；服务终止后您的业务数据将保留 30 天供您导出，之后才会删除。
Q4. 支持哪些 OTA 直连？
当前支持携程、美团、飞猪、去哪儿、Booking.com 等主流渠道。具体以已开通清单为准，可联系客服申请新渠道对接。
Q5. 发票怎么开？
在"财务 → 开票申请"中填写开票信息，支持按日 / 按订单批量开具电子发票（PDF 发送至邮箱）。
Q6. 手机端能用吗？
支持。PMS 提供手机 H5 版本（扫码即可用）以及微信小程序入口，前台 / 店长可随时查看房态和处理订单。
Q7. 如何对接电子发票系统？
管理员登录 → 系统设置 → 发票配置 → 填写税控盘信息与对接参数即可。具体参数请联系客服获取。
Q8. 能否批量导入历史订单？
支持。提供 Excel 导入模板，下载填写后上传，系统自动校验并导入。
12. 服务与支持
在使用过程中遇到问题，可通过以下方式联系我们：
- 📞 客服电话：400-765-1018（工作日 9:00-18:00）
- 📧 客服邮箱：service@huixiaotong.com
- 💬 在线客服：登录 PMS 后点击右下角"智能客服 小团"
- 🏢 地址：上海市申滨南路 998 号虹桥天街 E 栋成旅 SPACiE
💡 我们承诺：工作日内客户工单 4 小时首次响应，重大故障 24 小时内解决。
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